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江西省国土资源厅 江西省档案局关于印发《江西省国土资源档案管理办法》的通知(赣国土资发〔2017〕7号)

字体:【 】  编辑日期:2017-04-28 11:41:57  来源:本网站  

江西省国土资源厅 江西省档案局关于印发《江西省国土资源档案管理办法》的通知(赣国土资发〔2017〕7号)

文章日期:2017-03-28 09:51:06    文章点击数:123    稿源:

省国土资源执法监察总队,各市、县(区)国土资源(矿管)局、档案局,赣江新区国土资源局,厅机关各处室、直属各单位:

为加强全省国土资源档案管理,确保国土资源档案完整、准确、系统、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》《中华人民共和国矿产资源法》和国土资源部、国家档案局《国土资源业务档案管理办法》等法律、法规及规范性文件,结合我省国土资源管理工作实际,省国土资源厅、省档案局联合制定了《江西省国土资源档案管理办法》,现印发你们,请认真遵照执行。

   

                                         江西省国土资源厅    江西省档案局
                                                   2017年2月23日

 

江西省国土资源档案管理办法

第一章   总 则

 

    第一条  为加强全省国土资源档案管理,确保国土资源档案完整、准确、系统、安全与有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》《中华人民共和国矿产资源法》和国土资源部、国家档案局《国土资源业务档案管理办法》等法律法规及规范性文件,结合江西省国土资源管理工作实际,制定本办法。

    第二条  本办法所称国土资源档案,是指各级国土资源管理部门在国土资源工作中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

    国土资源档案是国家档案的重要组成部分,主要分为业务档案(土地管理类、地质矿产类、地质环境类、不动产登记类和国土资源执法监察与行政复议诉讼类)、文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案等六类。

    第三条  各级国土资源行政主管部门负责国土资源档案工作,依法接受同级档案行政管理部门和上级国土资源行政主管部门的监督指导。

    省国土资源厅会同省档案局制定全省国土资源档案工作制度,编制相关业务标准和技术规范,组织经验交流与学术研究,并对本系统档案人员进行专业培训等。

    第四条  各级国土资源行政主管部门应当加强对国土资源档案工作的组织领导,明确档案机构,配备专(兼)职人员,保证档案工作用房,配备适应档案管理现代化要求的技术设备,并将档案经费列入本年度财政预算。

    第五条  国土资源档案由县级以上国土资源档案管理机构分级集中管理,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

    第六条  各级国土资源行政主管部门直属事业单位参照执行本办法,并按要求向同级国土资源档案管理机构移交档案。

    第七条  国土资源业务工作中涉及测绘地理信息、地质资料、不动产登记等业务档案的管理,依照国家有关规定执行。

 

第二章  管理职责

    第八条  国土资源档案工作实行统一领导,分级管理。各级国土资源档案管理机构统一收集、保管所属机关档案,并提供查询服务。

    第九条  各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)应确定一名兼职人员具体负责本处(科、股、室)档案的收集整理、定期移交等工作,并保持人员的相对稳定。

    第十条  档案管理工作人员应热爱档案工作,熟悉档案业务,保守档案机密,努力把档案工作做好,为机关领导决策和各项工作服务。

    第十一条  各级国土资源档案管理机构工作职责

    (一)建立健全档案工作的各项规章制度,并负责制度的贯彻执行;

    (二)负责本级国土资源行政主管部门处(科、股、室)各种门类和载体档案收集、整理、立卷、归档及保管利用工作;  

    (三)负责本级国土资源行政主管部门处(科、股、室)档案工作的业务指导和监督工作,推进档案工作规范化管理;

    (四)按规定定期向同级国家综合档案馆移交档案,并报送年度档案基本情况统计报表;

    (五)完成本级国土资源行政主管部门领导交办的其它工作。

    第十二条  各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)应根据各自职责,认真做好本部门形成的文件材料的收集归档工作。

    (一)办公室:负责收发文登记,并按照收发文登记簿将收发文和联合发文收集齐全完整立卷后,次年第一季度向本单位档案管理机构移交。

    (二)其他处(科、股、室):制定本部门档案管理内部制度,负责本部门业务活动中形成的具有保存价值的各种载体文件材料的收集,按照规范要求进行立卷整理,并在次年六月底之前向本单位档案管理机构移交。

    第十三条  国土资源档案工作实行“谁立卷,谁负责”的部门责任制度。各处(科、股、室)应将档案工作纳入目标管理考核,建立岗位责任制,防止出现应归档文件材料未归档或未及时归档、整理不规范等情况。

 

第三章  归档范围和保管期限

    第十四条  各级国土资源行政主管部门在工作活动过程中形成有保存价值的各种门类和载体的历史记录,包括纸质、声像、电子、实物等均属归档范围。

    第十五条  凡属各级国土资源行政主管部门归档范围的档案必须按规定向同级国土资源档案管理机构移交,实行集中统一管理,任何单位和个人不得自行保存或据为己有。工作人员调动、离退休时,应将所属归档范围的文件材料全部移交接替人员归档,并办理交接手续。

    第十六条  文件材料归档范围:

    (一)反映各级国土资源行政主管部门主要职能活动和基本历史面貌的,对工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

    (二)各级国土资源行政主管部门工作活动中形成的在维护国家、集体和干部职工权益等方面具有凭证价值的文件材料;

    (三)各级国土资源行政主管部门需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送的重要文件材料;

    (四)其他对各级国土资源行政主管部门工作具有查考价值的文件材料。

    第十七条  文件材料不归档范围:

    (一)上级机关的文件材料中,普发性不需办理的文件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

    (二)文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

    (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

    (四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料;

    (五)参加非主管部门会议带回的不需要贯彻执行和无查考利用价值的文件材料,外单位征求意见的文件未定稿。

    第十八条  对不归档文件材料的处理办法

    (一)各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)每年在文件材料归档时,应清理不需归档的文件材料,并加强保管,不得随意堆放,以免造成泄密,须销毁的应及时销毁,对密级文件应按有关保密规定办理。

    (二)销毁不归档文件材料。一般性文件材料进行登记后,填写《文件销毁清单》,经各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)负责人审核、保密委员会复核后即可销毁。如果一次性销毁文件材料数量较多,应运送到指定的公文销毁站销毁。任何部门或个人不得随意处理。严禁向废品收购部门出售文件、内部刊物和资料等。

    第十九条  国土资源档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。

    第二十条  永久保管的档案主要包括:

    (一)各级国土资源行政主管部门制定的法规政策性文件材料;

    (二)本级国土资源行政主管部门召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

    (三)本级国土资源行政主管部门机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

    (四)本级国土资源行政主管部门关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

    (五)本级国土资源行政主管部门机构演变、人事任免等文件材料;

    (六)本级国土资源行政主管部门房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

    (七)上级机关制发的属于本级国土资源行政主管部门主管业务的重要文件材料;

    (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料。

    第二十一条  定期保管的档案主要包括:

    (一)本级国土资源行政主管部门机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

    (二)本级国土资源行政主管部门召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

    (三)本级国土资源行政主管部门人事管理工作形成的一般性文件材料;

    (四)本级国土资源行政主管部门一般性事务管理文件和业务技术管理材料;

    (五)本级国土资源行政主管部门关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示一般性工作报告、总结、统计报表等;

    (六)上级机关制发的属于本级国土资源行政主管部门主管业务的一般性文件材料;

    (七)上级机关和同级机关制发的非本级国土资源行政主管部门主管业务但要贯彻执行的文件材料;

    (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

    (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

    第二十二条  国土资源行政主管部门的基建、科研、设备档案和会计档案的归档范围和保管期限规定按照国家有关规定执行。

    第二十三条  各门类归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。具有永久、定期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。

    第二十四条  归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。已破损文件应予以托裱、修复、消毒。

    第二十五条  归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。

 

第四章  档案整理

    第二十六条  国土资源档案按以下要求整理:

    (一)文书档案按照《归档文件整理规范》(DB36/T3802016)要求进行整理。

    (二)业务档案按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008),以卷为单位进行整理。

    (三)科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)规定进行整理,其中基建项目档案还应按照《建设工程文件归档规范》(GB/T503282014)的规定进行整理。

    (四)会计档案按照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局第79号令)要求进行整理。

    (五)声像档案:照片档案由摄影者或有关信息宣传部门指定专人,按照《照片档案管理规范》(GB/T118212002)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)要求进行整理。录音、录像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、主要内容。

    (六)电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)要求进行整理。

    (七)实物档案以件为单位进行整理(成套实物为一件)。归档实物可按实物类别进行分类(实物档案较少的单位,可不分类),按类别结合时间进行排列,按分类方案和排列顺序逐件编档号,并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签,填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成。归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置序号、档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、保管期限、备注等项目。

 

第五章   档案移交

    第二十七条  按照规定的责任分工,由承担收集整理任务的各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)负责档案移交,同级国土资源档案管理机构负责业务指导与档案接收、保管工作。

    第二十八条  各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)当年形成的重大活动以外的各类档案,原则上在次年6月底之前向本单位档案管理机构移交(需推迟移交的须报有关领导批准)。会计档案在财务部门保管1年后移交。

    第二十九条  各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)承办重大活动(省委、省政府、国土资源部、市、县主要领导视察、考察、调查研究和指导国土资源管理工作)所形成的档案,本级国土资源行政主管部门主要领导参加的有较大影响和意义的活动所形成的档案,本级国土资源行政主管部门处(科、股、室)处理的重大事件和重大灾情所形成的档案,应指定专人负责收集整理,并在活动结束后15个工作日内向本单位档案管理机构移交。

    第三十条  各级国土资源行政主管部门形成的电子档案及办理完毕具有保存价值的公务电子邮件,应按纸质档案分类整理方法进行分类整理,并应刻成光盘或存储在其他介质载体上,在次年1月底前交本单位档案管理机构集中保管。

    第三十一条  各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制《移交档案清单》,由负责人签字核准后向本单位档案管理机构移交。交接双方应认真核对移交清单,并履行签字手续,移交清单各留一份以备查考。

    第三十二条  各级国土资源行政主管部门应按有关规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。

 

第六章  档案保管利用

    第三十三条  各级国土资源行政主管部门应设置符合国家标准的档案库房,并根据需要设置阅档室、档案业务技术用房及办公用房。

    第三十四条  档案库房应远离易燃、易爆物品和水、火等安全隐患,无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层,档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。楼面均布活荷载一般应为5kN/㎡,采用密集架时,楼面均布活荷载不应小于12kN/㎡。达不到以上要求的,须进行加固处理。

    第三十五条  档案库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠(“八防”)等防护功能。

    第三十六条  档案管理人员应对档案库房进行定期和不定期的检查,主要检查库房设施设备和档案保管情况,保证帐物一致。

    第三十七条  档案室应配备档案工作需要的计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码照相机和存储设备等。

    第三十八条  各级国土资源档案管理机构应建立健全档案检索工具,建立档案管理台帐,定期记录(核对)档案库藏、出入库、利用、销毁等情况。

    第三十九条  档案的查阅与复制

    (一)各级国土资源行政主管部门处(科、股、室)应按规定办理档案调阅。查阅本部门的档案,经负责人同意,可直接向本单位档案管理机构办理;查阅其他处(科、股、室)的档案,须征得相关部门负责人和分管领导同意后方可办理;查阅人事、党群、纪检、监察、审计、会计等档案,应由相关处(科、股、室)报分管领导同意后方可办理。

    (二)下级国土资源行政主管部门查阅上级国土资源行政主管部门档案,须凭单位介绍信与相关处(科、股、室)联系,经相关处(科、股、室)负责人审查同意后,方可办理查阅手续。

    (三)外单位或个人确需查阅本单位档案,须凭单位介绍信经相关处(科、股、室)负责人审查,报分管领导批准后方可办理查阅手续。

    (四)查阅涉密文件,须经同级保密委员会办公室负责人批准。

    (五)档案利用者必须爱护档案,不得遗失、涂改、剪裁、勾画、批注和转借,利用完毕及时归还。各类档案原则上不外借。

    (六)档案管理人员必须热情服务,对归还的档案要认真清点,如有损坏、涂改、丢失,应及时报告领导,追查责任。

 

第七章  档案信息化建设

    第四十条  各级国土资源行政主管部门要将档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署、同步实施,通过加快推进电子文件管理和档案信息化建设,建立起贯通各层级、覆盖全业务的国土资源档案大数据资源体系。

    第四十一条  各级国土资源行政主管部门要按照档案“存量数字化、增量电子化”的要求,加快推进数字档案馆建设。

    第四十二条  各级国土资源行政主管部门要加强档案管理前端控制,将电子文件归档要求及功能嵌入文件生成系统。国土资源数字档案管理系统应当符合《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194-2012)和《电子文件归档与电子档案管理规范》要求。

    第四十三条  各级国土资源行政主管部门应当完善数字档案馆安全保障体系。保证数字档案数据的可靠、可用、不泄密、不被非法更改;保证信息系统及其网络平台软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

 

第八章  档案鉴定销毁

    第四十四条  各级国土资源行政主管部门要成立档案鉴定、销毁工作领导小组,由分管档案工作的领导任组长,原则上由办公室、法规、监察、档案管理机构负责人等为成员,负责本单位档案鉴定销毁工作。

    第四十五条  各级国土资源档案管理机构会同有关职能部门、保密委员会对超过保管期限的档案进行组织鉴定,仍有保存价值的重新划定保管期限。对无继续保存价值的应登记造册,填写销毁清册,经档案鉴定、销毁工作领导小组批准后方可销毁。销毁清册永久保存。

    第四十六条  销毁档案应按档案销毁的有关规定到指定场所销毁。销毁档案时,必须由档案鉴定、销毁工作领导小组指定两名人员监销,并做好监销记录。

 

第九章  奖惩办法

    第四十七条  各级国土资源行政主管部门应当对在国土资源档案收集、整理、归档、保管和利用工作中做出显著成绩的单位和个人,按照有关规定给予表彰奖励。

    第四十八条  对于违反国家有关档案法律法规规定,拒绝归档或造成国土资源档案失真、损毁、泄密、丢失的,要严格按照监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违记行为处分规定》(令第30号)追究直接责任人及相关领导的责任;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

 

第十章  附 则

    第四十九条  本办法由江西省国土资源厅、江西省档案局负责解释。

第五十条  本办法自发布之日起执行。

附件:

江西省国土资源档案分类编号规定.doc

江西省国土资源系统文件材料归档范围及保管期限表9.doc

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