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实物档案整理规范

字体:【 】  编辑日期:2017-02-17 11:02:21  来源:本网站  

1、分类:实物档案应以“ 件” 为单位进行整理,成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类。

2、保管期限:由于实物档案既能直观地反映历史,又较为稀少, 所以一般应作永久保管。

3、整理:归档实物可先按物品类型排列,同一类中再按归档时间顺序排列。

机关档案室的类别号可由各单位按本单位分类方案自行编制, 如: “SW” 表示实物档案。

件号是按归档时间顺序给的流水号,一个全宗内由0001开始编制。

分类可采用类别汉语拼音缩写注法。如:奖状类(JZ)、锦旗类(JQ)、奖杯类(JB)、奖牌类(JP)、证书类(ZS)、签名类(QM)、留言类(LY)、题词类(TC)、字画、象征城市或单位的钥匙、奖牌、匾等等。

(1)全宗号——档案类别代码——分类代码——顺序号,如:4001-SW-YZ-0001

4、编目:归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案目录。

实物档案目录可设置编号、责任者、题名、年度、数量、保管期限、参见号、备注等项目。

在编目时要注意:奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级等等。

题词、字画等应具体到个人, 如有需要还应注明该人的职务和单位等等。

备注栏中填写字画、题词的规格等等。

划分保管期限印章档案的保管期限分为永久(代号YJ)和定期(15年,代号DQ)两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构(办公室)印章的保管期限为永久;其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。严重破损和一般事务性工作(收发文等)使用的无档案保管价值的印章,不列入归档整理范围,已进馆的,应按照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。

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