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江西省乡镇档案管理细则

字体:【 】  编辑日期:2017-02-17 10:54:19  来源:本网站  

    第一条 为健全和加强乡镇档案工作,促进乡镇档案的规范管理,更好地为乡镇工作和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》、《乡镇档案工作试行办法》及有关规定,并结合我省实际,制定本细则。

    第二条 乡镇档案是指乡镇机关、社会团体、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

    第三条 乡镇档案工作的行政管理和档案管理是乡镇党委、政府工作必不可少的环节,是乡镇建设的一项重要基础工作。应切实加强领导,明确一位领导分管,配备档案人员,把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划,档案部门所需经费列入乡镇财政预算,纳入分管领导目标管理责任制,切实解决好档案库房、装具和防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施。经济条件较好的乡镇应有档案人员办公室、阅档室,配置标准铁皮柜、木制橱和复印机、计算机、摄像机等现代技术设备。

    第四条 乡镇档案工作在乡镇党委、政府领导下设立综合档案室或档案馆,集中管理本乡镇机关档案;乡镇档案工作业务上接受县(市、区)档案行政管理部门的监督、指导。

    乡镇档案室(馆)应对乡镇企业、事业单位及村民委员会的档案工作进行监督和指导。

    第五条 乡镇档案人员应具有高中、中专以上文化程度,并经过县(市、区)以上档案行政管理部门业务培训。

    第六条 在乡镇设立的县(市、区)主管机关直接的财政所、土管所、派出所、民政所、电管所、林业站、农机站等单位形成的档案,根据档案联系的紧密程度,并经县(市、区)档案行政管理同意,可归乡镇全宗或县(市、区)直机关全宗,但档案的归属与流向前后必须保持一致。

    乡镇所办企业、事业单位构成立档单位的,其档案可作为独立全宗,自行管理;不能构成立档单位的以及机构改革撤、并、转或被拍卖的企业,按其隶属关系由乡镇集中统一管理。

    第七条 乡镇档案室(馆)应根据国家档案局《乡镇档案工作试行办法》和《江西省乡镇档案管理细则》,制定本乡镇文件材料的归档范围。凡应归档的文件材料均应归档保存,任何单位和个人不得据为己有。

    第八条 文件材料的归档范围、档案分类及划定保管期限(见附件一,略)。

    第九条 乡镇形成的各类档案按下列规定进行整理

    1、文书档案先区分年度,再分类别按问题进行整理。

    2、会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类整理。

    3、科技档案:产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。

    4、声像实物档案按载体形式分年度按问题或按问题跨年度整理。但在一个乡镇内只能采用一种方法。

    第十条 各类档案按下列方法排列编目

    1、文书档案的排列与编目。卷内文件排列按时间的先后顺序排列,一分文件做到正本在前底稿在后,批复在前请示在后,正件在前附件在后。在一个全宗内,首先分年度,然后分保管期限排列,先排永久卷,后排长期、短期卷。在同一种保管期限内,按党委类、政府类、人大政协类、工青妇、协会类进行排列,每一类目内,先排本级,再排上级、后排下级的案卷。

    2、会计档案的排列与编目。会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类分年度排列、编号。也可先分年度,再按属类排列、编号。但在一个乡镇内只能采用一种方法。

    3、科技档案的排列与编目。科技档案分为产品、科学技术研究与推广应用、基本建设、设备仪器档案四大类。每个大类内按单个项目(即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器)的顺序排列编目。并保持其文件材料的系统和完整性,便于满足用户利用的要求。

    4、声像档案的排列与编目。声像档案按照片、录音带、录像带、光盘、磁碟等载体,按时间顺序进行排列,每年度各自编一个流水号。

    5、实物档案。实物档案按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理,各自按时间顺序排列,分别编一个流水号。

    6、专门档案,如计划生育、婚姻、户籍、人事、司法、土地、社会保险等专门档案,按有关规定要求整理、排列、编号。

    第十一条 案卷质量基本要求

    1、案卷应符合组卷原则,按文件材料内容联系和其它特征,区分文件材料的价值,分别组成案卷。

    2、案卷题名要简明确切,提示卷内文件材料内容,标明责任者、问题、名称。

    3、卷内文件排列有序并编写页号。

    4、卷内文件目录填写清楚、准确。

    5、案卷封面填写准确、齐全。

    6、卷内备考表填写真实、清楚。

    7、保管期限划分准确。

    8、卷内无金属物。

    9、案卷装订结实、整齐。

    第十二条 乡镇档案室(馆)应根据档案提供利用的需要编制必要的检索工具。

    乡镇档案室(馆)应编制文书档案案卷目录、全引目录、科技档案总目录、分类目录及声像、财务、实物档案目录等。

    第十三条 乡镇档案室(馆)应编写本乡镇大事记、组织机构沿革、重要数字汇编、重要文件汇编等编研资料。

    第十四条乡镇档案室(馆)应建立档案查阅登记和利用效果登记本。

    第十五条乡镇档案室(馆)档案的鉴定、销毁工作,由乡镇领导人、乡镇党政办公室负责人、专职档案员组成鉴定、销毁小组负责进行,采取逐卷逐件地对档案进行直接鉴定的方法。对需要销毁的档案进行登记造册,同时报县(市、区)档案行政管理部门备案,经乡镇领导人签批,由两人以上监销。登记表归入全宗卷永久保存。

    第十六条 乡镇档案室(馆)应制定档案保管、保密、借阅利用、鉴定销毁等项制度(见附件二,略)。

    第十七条 乡镇档案室(馆)应对损毁、丢失、出卖、涂改、伪造档案的违法行为,必须及时上报乡镇领导和县(市、区)档案行政管理部门,以便依法查处。

    第十八条 本细则根据国家档案局《乡镇档案工作试行办法》制定,今后如有改变,按新的规定执行。

    第十九条 本细则由江西省档案局负责解释。

    第二十条 本细则自下发之日起执行。

 

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